第一章 总则
第一条 理学院团委学生会档案及活动材料是全体学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强理学院团委学生会档案材料管理工作，提高档案材料管理水平，充分发挥其在理学院团委学生会各项工作中的作用，特制定本制度。
第二章 档案材料整理标准
第一条 理学院团委学生会档案材料是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。
第二条 理学院团委学生会档案由办公室部统一分类管理。各部门档案由各部门部长整理，办公室监督管理。每月部长例会各部门将进行一次档案清理，将有关资料递交办公室归档，办公室需将各部门档案归纳整理，存放于c913。
第三条 理学院团委学生会档案材料包括学生会成员档案、主席团和各部门工作计划、工作总结、部长例会和各部门例会会议记录、各种活动的出勤记录、学生会承办的各项活动的策划案，活动中的视频，图片及活动总结材料等。
第四条 各部门策划筹备的各项活动和日常工作总结报告等所有资料，必须统一纸张（A4）由办公室统一存档，以备查找。档案材料上交日期：视不同类型档案材料而定。
第五条 档案材料形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本，其中会议记录等需用理学院团委学生会会议记录专用纸张记录，每一份文件材料必须含有相关部门负责人签字才能存档。
第三章 档案材料分类
第一条 （1）成员档案制度
1.档案范围：理学院团委学生会全体成员个人信息表、个人工作履历、学生会成员的检讨、承诺书和处分文件、学生会成员和各部门的工作评定报告。
（2）档案建立流程
1.理学院团委学生会成员的人事档案由办公室在成员正式加入时为其建立，其中的个人履历等基础资料各部门整理后统一上交办公室存档。
2.学生会成员和部门的工作评定报告由纪检部考察，结果由纪检部部整理后上交主席团审阅，然后交由办公室存档。
3.学生会成员承诺书和处分文件公示后，复印留档。
4.档案具体表格详见附表一；
第二条 工作材料制度
（1）工作材料范围：各级会议记录、成员工作计划、工作总结、学生会各种活动出勤表。
（2）工作材料具体流程
1.各部例会，部长例会，学生会全体成员大会，各部门都要做好会议记录，具体会议执行详见理学院团委学生会例会制度，各种记录必须有相关负责人签字，标注好时间交办公室存档。
2.每月部长例会，各部部长需上交上月各部门会议记录，部长个人工作计划书和上月工作计划总结报告，交由主席团审阅后办公室存档。
3.学生会各部门成员在学期开始时需做出本学期工作计划，期末学生会全体大会中需做出学期工作总结报告交由办公室存档。
4.理学院团委学生会的出勤表由办公室部负责统计，每月部长例会公告，交由主席团签字后存档保存，作为对学生会部门和个人工作测评的重要依据。
5.其他重要文件材料存档由主席团做出决定。
第三条 活动档案制度
（1）档案范围：学生会承办的各种活动策划书、活动通知文件、计分表、活动简报、活动经费预算和实际支出、活动总结等相关材料。
（2）档案建立流程
理学院团委学生会在举办大型活动时，相关活动结束总结会议后需将活动策划案、活动通知文件、活动经费预算、活动总结报告及计分表由主席团签字后交于办公室存档。
第四章 档案存放办法
第一条 学生会各部门档案材料文件都由办公室部负责存档。第二条 各文件需存放于文件袋和文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明性质，部门。
第五章 档案查阅办法
第一条 查阅要求
1.学生会各部门可以根据工作所需向办公室借阅有关文件，但不得将有关文件做非工作之用。
2.各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，若有遗失应做出书面检讨，办公室会做出相应的警告、批评。
3.学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。
4.档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。
第二条 借阅手续
各部成员借阅档案时请提前告知办公室成员，并填写借阅手续，做到责任落实到个人。
第六章 附则
第一条 本章程最终解释权归理学院团委学生会所有。
第二条 本章程自通过之日起执行。